Dziś krótko. Ekipa odpowiedzialna za Confiturę ogłosiła sobie przerwę w 2024 r. w celu restrukturyzacji. Ok. Rozumiem. Jednak to jest swoistym triggerem dla tego tekstu, bo o kondycji konferencji rozmyślam już od dłuższego czasu. A jest jak w dowcipie „nie za dobrze”.

Modele konferencji

Ogólnie istnieją trzy sensowne modele, w których mnożna zrobić konferencję. Pierwszy to konferencja bezpłatna finansowana ze środków sponsorów lub środków publicznych. W tym modelu płatnikami są różne instytucje czy to prywatne, czy publiczne. Uczestnicy są zazwyczaj zapraszani lub rejestracja odbywa się na zasadzie kto pierwszy ten lepszy. Chcesz sprzedać lek? Robisz konferencję dla lekarzy, gdzieś na Malediwach. Chcesz ogłosić przełom w badaniach nad czarnymi dziurami? Płaszczysz się przed urzędnikiem, by kopsnął grant. Mniej więcej w takim modelu działała wspomniana Confitura. Cały dochód z biletów szedł na cel charytatywny, a konferencja była finansowana przez sponsorów.

Drugi model to pełna odpłatność. Tak działa Chamberconf. Uczestnicy pokrywają wszystkie koszty poprzez zakup biletów. Kalkulacja Chambera była prosta. Koszty wynajęcia hotelu + koszty zaproszenia prelegentów + koszty aftera, dzielimy na przewidywaną liczbę uczestników. Zakładaliśmy obłożenie 80-90%, więc zawsze pozostawał niewielki margines błędu, który pozwalał zorganizować stolik pw. Lemmiego. Zaletą jest brak sponsorów. Wadą duże ryzyko porażki finansowej.

Trzeci model to model pośredni. Mamy sponsorów, ale też sprzedajemy bilety i jakoś to się kalkuluje. Geecon, LambdaDays, JDD, to konferencje działające w tym modelu.

Wybór modelu

Zależy od twojego celu. Jak chcesz zrobić małą konferencję, na której dobrze będziesz się bawił, to pełna odpłatność jest całkiem OK. Przyjeżdżają ludzie odpowiednio zmotywowani, którzy chcą wyłożyć hajs na bilet. Jeżeli chcesz zarobić, to wybierasz któryś z modeli odpłatnych. Jeżeli chcesz się promować, to zostaje pierwszy model i jazda z organizacją kasy. Nie ma tu „jedynej, słusznej drogi”. Niektórzy profesjonalnie zajmują się organizowaniem konferencji, a inni robią to z potrzeby serca i wątroby.

Jeżeli wybierasz model, w którym pojawia się sponsor, to musisz go jakoś zachęcić. Pikuś, jeżeli jest to sponsoring wewnętrzny. Masz budżet na marketing i go przepalasz. W ten sposób firmy organizowały swoje wydarzenia przed pandemią. Sam kilka razy prałem udział w Luxoftowym Logeek Night. W sumie kolejna fajna sprawa, którą zajebał chińczyk jedzący nietoperza. Gorzej, jak musisz poszukać sponsorów na zewnątrz. Na potrzeby tego tekstu pomijam sponsoring publiczny, czyli dotacje, programy samorządowe i centralne itp. i skupię się na sponsorach prywatnych i naszej branżuni.

Czego oczekuje sponsor?

To jest najważniejsze pytanie, które musisz sobie postawić. Co do zasady sponsorzy oczekują, że impreza nie będzie klapą, a po jej zakończeniu rekrutywki wzbogacą swoja bazę i nie będzie to baza wirusów. Mówiąc prościej, potrzebują waszych emaili. Drugą, mniejszą grupę stanowią firmy, które promują swoje produkty. Tak kiedyś było z JLupinem, tak ostatnio Eclipse promuje swoje zabawki.

I ta pierwsza grupa obecnie jest znacznie mniej zainteresowana sponsorowaniem czegokolwiek…

Po co te konferencyjne CV?

Stawiając stoisko podczas konferencji, liczę na to, że zbiorę nowe kontakty. Żeby zachęcić ludzi, robię konkursy typu „Odpowiedz ile to 2+2 i wygraj Lego™ za 3k”. Ilość kontaktów zebranych w czasie wydarzenia to taki typowy KPI. Z tych zebranych CV jakiś niewielki procent zamieni się w udane rekrutacje. Jednak będzie to działać pod jednym ważnym warunkiem. Osoby, które będę chciał rekrutować, będą miały ochotę, by pracować w moim biurze.

I tak to działało do pandemii.

Potem poszliśmy na Home Office.

Home office – morderca konferencji

Zastanawialiście się kiedyś, dlaczego komercyjne konferencje IT robi się w dużych ośrodkach związanych z IT? Warszawa, Kraków, Trójmiasto, Wrocław, a nie np. Zielona Góra czy Lublin? Dlaczego miasta wojewódzkie takie jak Szczecin, Bydgoszcz, Toruń czy Olsztyn są pozbawione dużych wydarzeń? Brak miejsca? Dlaczego Poznań, który ma Hale Targów Poznańskich, nie ma dużej konferencji IT? Odpowiedź jest oczywista – tam nie ma sponsorów.

Kiedyś, firma musiała ściągnąć ludzi do biura. Taki był model pracy. Pojawiała się wiec na konferencji jako sponsor, żeby zebrać te CV, ale przede wszystkim, żeby „oznaczyć terytorium”. Pokazać, że jest w danym mieście, że ma tu biuro i chętnie zatrudni właśnie Ciebie. Mieszkasz w innym mieście? Jeżeli mamy tam biuro, to dobrze dla ciebie. Jeżeli nie mamy, to możemy cię przenieść wraz z całą rodziną. Pomożemy znaleźć mieszkanie, szkołę i przedszkole dla dzieci. SERIO. Przed pandemią, duże firmy miały dedykowanych pracowników, którzy mieli za zadanie ogarniać takie rzeczy. I nie mówię, tu o pomocy cudzoziemcom w walce z urzędami, a właśnie o przyziemnych sprawach, jak wyszukiwanie mieszkań.

Ten konferencyjny model ma jedną wadę. Jest drogi. Wymaga zapłacenia organizatorowi, wydelegowania ludzi, przygotowania stoiska. Z drugiej strony model HO ma kilka zalet. Możemy rekrutować ludzi z „całego świata”. Nawet jeżeli chcemy ograniczyć się do konkretnego kraju, czy regionu, to nadal jest to dużo prostsze. Chcesz z nami pracować? Oto konfiguracja VPN-a i służbowy laptop. Nic więcej nie trzeba. W dodatku można wykorzystać narzędzia udostępniane przez duże portale do zarządzania rekrutacją.

Sponsorzy tracą zatem motywację, by pojawiać się na konferencjach. Zysk niewielki, koszty duże, a i tak większość ludzi pyta o możliwość pracy z domu.

Motywację traci też część uczestników, bo nagle wyjazd na konferencję to wyprawa do dużego miasta gdzieś daleko. I niekoniecznie ludziom się chce.

A model hybrydowy?

Raz w tygodniu/miesiącu w biurze? Myślicie, że ktoś to będzie sprawdzał? To się mylicie. Do biur uderzają osoby, które nie lubią pracy z domu. Po prostu nie potrafią pracować w takim modelu lub nie jest to możliwe.

Podsumowanie

Czy konferencje znikną? Oczywiście, że nie. Pandemia pokazała, że wydarzenia online są „słabe”. Po co płacić za wirtualną wejściówkę, jeżeli i tak muszę oglądać prezentację na komputerze. Tu jednak możliwe, że nastąpi pierwsza duża zmiana – koniec nagrań. Przynajmniej tych dostępnych dla każdego. Ya!vaConf przykładowo daje dostęp do nagrań, jak kupisz bilet. Z zeszłorocznej Confitury, też nie ma wszystkiego. Czy będzie drożej? Oczywiście. Organizacja tego typu wydarzenia kosztuje. Skoro kranik sponsorki został przykręcony, to trzeba odkręcić kranik biletowy. Lub wprowadzać bonusy, bilety VIP, wejściówki o różnym „poziomie” uprawnień.

Niestety będzie się działo…