O nowej fabryce po pierwszym dniu….

Czym różni się firma prywatna od Urzędu? Na to proste pytanie odpowiedź mogła by zająć z 1000 stron, ale ja skrócę wasze męki i wypunktuję najważniejsze różnice.

  • Urząd reprezentuje państwo, firma nie
  • Państwo nie może zbankrutować, zatem urząd też nie. Firma jak najbardziej.
  • Firma ma konkurencję, a zatem by nie przegrać musi być szybka i elastyczna w podejmowaniu decyzji. Urząd nie ma konkurencji

Całą tą wyliczankę można by skrócić jeszcze bardziej. W sumie wystarczy ostatni punkt. Poprzednia fabryczka była firmą prywatną, w której dominowało, zresztą słusznie, myślenie „Czas to pieniądz”. Obecna fabryka to Urząd (i to przez wielkie U, bo centralny) w pełnym tego słowa znaczeniu. Objawia się to poprzez konieczność wypełniania stosów papierów i kombinowanie jak coś przyspieszyć. Jako przykład podam sposób załatwiania stanowiska pracy.

Stanowisko pracy programisty w Urzędzie składa się z komputera, zajebiście wielkiego biurka, wygodnego krzesła (niestety do zwrotu, bo prywatna własność poprzednika). Niby normalka, ale jednak jeżeli przyjrzymy się dokładanie czym różni się ono od stanowiska pracy w firmie prywatnej to wyjdą ciekawostki. Różnica leży nie w samym stanowisku, ale w sposobie jego załatwiania. Pierwszy dzień pracy w firmie prywatnej przebiega w następujący sposób:

  • powitanie przez szefa
  • poznanie kolegów
  • szkolenie bhp i przez security oficera
  • pokwitowanie odbioru addsów (darmofon, laptok, kulczyki do służbowego Kulczyka Golfa)
  • Przystąpienie do pracy przy w pełni skonfigurowanym stanowisku pracy

W Urzędzie procedura ta jest troszkę zmodyfikowana:

  • Szkolenie bhp w budynku w innej części miasta
  • powitanie przez szefa
  • poznanie części kolegów
  • zasiąście przy nowym stanowisku pracy w celu:
    • napisania prośby o przyznanie konta email
    • napisania prośby o przydział darmofonu
    • napisanie prośby o podłączenie netu (wraz z podaniem numeru gniazdka i MAC adresu)
    • Napisanie uniżonej prośby do szefa ochrony o wydanie przepustki
  • przystąpienie do nudzenia się w oczekiwaniu na podłączenie w/w elementów wyposażenia (czas realizacji pktów 1 i 3, 24 godziny)
  • Ustanowienie rekordu w sapera na beginerze – 10sek.

Jak widać wystarczy lekka modyfikacja procedury, by zmarnować cały dzień pracownikowi. Cały dzień, za który z kieszeni podatnika nowy pracownik pobierze około 200 zł. jednak, żeby nie było, że nie pracuję chyba narobiłem szefowi chrapki na RoRa, czas pokarze co z tego wyniknie. Jednak wróćmy do głównego tematu. Tamte cztery oddzielne pisma są kierowane do trzech różnych jednostek organizacyjnych. Dodatkowo nad prawidłowym przebiegiem losowania czuwa Dział Kadr.

Usprawnianie procesu decyzyjnego

Podany przykład jest świetną bazą do przeprowadzenia procesu optymalizacji zadania „Zatrudnienie nowego pracownika”. Mało kto zdaje sobie sprawę, ale większość problemów nazywanych ogólnie „powolną pracą Urzędu” jest spowodowana przez samoistne i jednoczesne zaistnienie elementów mikrozarządzania oraz zarządzania chaotycznego. Wynika to z bardzo wysokiej biurokratyzacji, rozdrobnienia każdego zadania i ścisłej kontroli nad jego wykonaniem (mikrozarządzanie, aż miło) wymieszanej z brakiem koordynacji czasowej poszczególnych elementów, rozmyciem odpowiedzialności na średnim szczeblu oraz pokrywaniem się kompetencji kadry średniego szczebla i jednostek pomocniczych. Zdawać by się mogło, że te dwa bardzo różne style zarządzania nie mogą współistnieć w jednym środowisku. Jednak życie udowadnia coś zupełnie innego.

Chcą usprawnić proces zatrudniania pracownika należało by inaczej zorganizować przepływ informacji o tym fakcie oraz przenieść ciężar całego procesu na Dział Kadr (DK). Rozumiem przez to stworzenie prostej jednolitej ścieżki dla całego procesu w której każde zadanie ma tylko jedno wejście i jedno wyjście. Cała ścieżka powinna zamykać się w pojedynczym kontakcie pracownika z DK, który to dział w sposób całkowicie przezroczysty dla nowego wyczarował by odpowiednie dokumenty wraz z odpowiedziami.

Smutna konkluzja

Niestety usprawnienie procesu jest niemożliwe ze względu na opór materii oraz całkowitą obojętność na straty finansowe. Koniec końców, Urząd nie bankrutuje…

3 myśli na temat “O nowej fabryce po pierwszym dniu….

  1. Ehhh, nie da sie usprawnic czegos co jest nastawione przede wszystkim na bezpieczenstwo. Niestety, idac tam na pewno zdawales sobie z tego sprawe. Dobrze, ze nie wypisywales podania o kawalek deski na biurko, monitor, myche itp… dlatego tez – jesli chodzi o organizacje czasu pracownika firmy prywatne sa w tym o niebo lepsze.
    Tak czy inaczej – powodzenia!!

    I informuj na bierzaco o postepach 🙂

    ps – tez looknij na literowki 😛

  2. Widzisz nie do końca to jest w ten sposób. Bezpieczeństwo jest raczej atrapą ponieważ wszyscy jako podstawowego nośnika danych używają pendraków, a zatem wyniesienie danych z biura to pikuś. Co zaś tyczy się papierologii to raczej wkurzający jest sam fakt pisania kilku dokumentów w tej samej sprawie niż to że w ogóle trzeba coś napisać. Ech… stara dobra ticketownia..

  3. hehe, ticketownia reczna, widzisz Koziol, cofnales sie w ewolucji 😀

Napisz odpowiedź

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

To create code blocks or other preformatted text, indent by four spaces:

    This will be displayed in a monospaced font. The first four 
    spaces will be stripped off, but all other whitespace
    will be preserved.
    
    Markdown is turned off in code blocks:
     [This is not a link](http://example.com)

To create not a block, but an inline code span, use backticks:

Here is some inline `code`.

For more help see http://daringfireball.net/projects/markdown/syntax